Wie Aufwand in Ihrer Buchhaltung wirkt – Klartext für Unternehmer:innen

Was genau ist eigentlich Aufwand – und was bedeutet er für Ihr Unternehmen? Der Begriff begegnet Ihnen ständig: in der Gewinn- und Verlustrechnung, beim Jahresabschluss oder bei der Steuerberatung. Viele verwechseln Aufwand mit Ausgaben oder Verlusten – dabei ist die Unterscheidung entscheidend für Ihre Buchhaltung und Ihre Steuer.

Was ist Aufwand? – Definition im betrieblichen Kontext

Aufwand beschreibt im Rechnungswesen den Wertverzehr von Gütern und Dienstleistungen, der im Laufe einer Abrechnungsperiode (z. B. Geschäftsjahr) entsteht und das Eigenkapital mindert – ohne dass Geld zwingend abfließen muss.

Beispiel: Sie zahlen 1.200 € Miete – das ist Aufwand, weil es den Gewinn reduziert. Kaufen Sie ein Auto um 40.000 €, ist das keine Aufwandposition, sondern eine Investition, die über die Jahre abgeschrieben wird.

Das macht Aufwand zur Kerngröße der Erfolgsrechnung

In der doppelten Buchführung ist der Aufwand Teil der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Gemeinsam mit den Erträgen bildet er die Basis für Ihren unternehmerischen Erfolg.

Formel

Gewinn oder Verlust = Erträge – Aufwendungen

Je höher der Aufwand, desto niedriger der Gewinn – das kann steuerlich nützlich sein, sofern die Aufwendungen betrieblich gerechtfertigt sind.

Unterschied zwischen Aufwand, Ausgabe, Kosten und Verlust

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet – tatsächlich haben sie unterschiedliche Bedeutungen in der Buchhaltung und Steuerwelt:

Merke: Nicht jede Ausgabe ist ein Aufwand. Wenn Sie z. B. einen Computer kaufen, ist das eine Ausgabe – der Aufwand entsteht über die Jahre durch Abschreibung.

Arten von Aufwand – nicht jeder ist gleich

Betriebsbedingter Aufwand

Entsteht durch den laufenden Geschäftsbetrieb:

• Wareneinsatz
• Löhne & Gehälter
• Miet- und Leasingkosten
• Versicherungen
• Werbung

Außerordentlicher Aufwand

Tritt unregelmäßig oder außergewöhnlich auf:

• Schadenersatzleistungen
• Diebstahl, Feuer, Naturkatastrophen
• Forderungsverluste

Neutraler Aufwand

Steht nicht im Zusammenhang mit der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit:

• Spenden
• Steuerstrafen
• Kursverluste aus Anlagenverkäufen

So sieht die Buchung eines Aufwands aus

In der doppelten Buchhaltung gilt die Regel:
Aufwand wird immer im Soll gebucht.

Beispiele

Mietzahlung

• 1.000 € Geschäftsraummiete → Soll: 7400 Mietaufwand → Haben: 2800 Bank

Telefonrechnung

• 120 € → Soll: 7380 Telefonaufwand → Haben: 2800 Bank

Abschreibung auf Laptop (AfA)

• 600 € jährliche AfA → Soll: 7010 Abschreibungen → Haben: 0630 BGA

Steuerliche Relevanz: Wann ist ein Aufwand absetzbar?

Ein Aufwand ist in Österreich steuerlich abzugsfähig, wenn er:

• betriebsnotwendig ist,
• nachgewiesen werden kann (Belegpflicht),
• und nicht unter die Ausnahmen des § 20 EStG fällt.

Nicht abzugsfähige Aufwendungen (laut § 20 EStG)

• Private Ausgaben
• Geldstrafen
• Luxusausgaben ohne betrieblichen Zusammenhang

RIS – § 20 EStG – Nichtabzugsfähige Aufwendungen

Gliederung von Aufwand in der GuV (nach § 231 UGB)

In der GuV nach dem österreichischen Unternehmensgesetzbuch wird Aufwand typischerweise so strukturiert:

RIS – § 231 UGB – GuV Schema

Typische Fehler im Umgang mit Aufwand – und wie Sie diese vermeiden

• Aufwand mit Ausgaben verwechseln
• GWG sofort absetzen, obwohl Abschreibung nötig wäre
• Private Ausgaben als Aufwand verbuchen
• Abschreibungen vergessen oder falsch berechnen
• Belege nicht aufbewahren

Tipp von erfolgundmehr.at: Nutzen Sie eine saubere Belegablage und regelmäßige Monatsabschlüsse. So behalten Sie Ihre Zahlen im Griff und vermeiden steuerliche Risiken.