Aufwand

Wie Aufwand in deiner Buchhaltung wirkt –
Klartext für Unternehmer:innen

Was genau ist eigentlich Aufwand – und was bedeutet er für dein Unternehmen? Klar, der Begriff begegnet dir ständig: in der Gewinn- und Verlustrechnung, beim Jahresabschluss oder bei der Steuerberatung. Doch viele verwechseln Aufwand mit Ausgaben oder Verlusten – dabei ist die Unterscheidung entscheidend für deine Buchhaltung und deine Steuer.

Was ist Aufwand? – Definition im betrieblichen Kontext

Aufwand beschreibt im Rechnungswesen den Wertverzehr von Gütern und Dienstleistungen, der im Laufe einer Abrechnungsperiode (z. B. Geschäftsjahr) entsteht und das Eigenkapital mindert – ohne dass Geld zwingend abfließen muss.

Beispiel: Du zahlst 1.200 € Miete – das ist Aufwand, weil es den Gewinn reduziert.
Du kaufst ein Auto um 40.000 € – das ist keine Aufwandposition, sondern eine Investition, die über die Jahre abgeschrieben wird.

Das macht Aufwand zur Kerngröße der Erfolgsrechnung

In der doppelten Buchführung ist der Aufwand Teil der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Gemeinsam mit den Erträgen bildet er die Basis für deinen unternehmerischen Erfolg.

Formel:

📊 Gewinn oder Verlust = Erträge – Aufwendungen

Je höher der Aufwand, desto niedriger der Gewinn – das kann steuerlich nützlich sein, sofern die Aufwendungen betrieblich gerechtfertigt sind.

Unterschied zwischen Aufwand, Ausgabe, Kosten und Verlust

Diese Begriffe werden oft synonym verwendet – aber sie haben unterschiedliche Bedeutungen in der Buchhaltung und Steuerwelt:

⚠️ Merke: Nicht jede Ausgabe ist ein Aufwand. Wenn du z. B. einen Computer kaufst, ist das eine Ausgabe – der Aufwand entsteht über die Jahre durch Abschreibung.

Arten von Aufwand – nicht jeder ist gleich

Betriebsbedingter Aufwand

Entsteht durch den laufenden Geschäftsbetrieb.

• Wareneinsatz

• Löhne & Gehälter

• Miet- und Leasingkosten

• Versicherungen

• Werbung

Außerordentlicher Aufwand

Tritt unregelmäßig oder außergewöhnlich auf.

• Schadenersatzleistungen

• Diebstahl, Feuer, Naturkatastrophen

• Forderungsverluste

Neutraler Aufwand

Steht nicht im Zusammenhang mit der eigentlichen betrieblichen Tätigkeit.

• Spenden

• Steuerstrafen

• Kursverluste aus Anlagenverkäufen

So sieht die Buchung eines Aufwands aus

In der doppelten Buchhaltung lautet die Regel:
Aufwand wird immer im Soll gebucht.

📘 Beispiele:

Mietzahlung

• 1.000 € für Geschäftsraummiete
  → Soll: 7400 Mietaufwand
  → Haben: 2800 Bank

Telefonrechnung

• 120 €
  → Soll: 7380 Telefonaufwand
  → Haben: 2800 Bank

Abschreibung auf Laptop (AfA)

• 600 € jährliche AfA
  → Soll: 7010 Abschreibungen auf Sachanlagen
  → Haben: 0630 Betriebs- und Geschäftsausstattung

Steuerliche Relevanz: Wann ist ein Aufwand absetzbar?

Ein Aufwand ist in Österreich steuerlich abzugsfähig, wenn er:

• betriebsnotwendig ist,

• nachgewiesen werden kann (Beleg!),

• und nicht unter die Ausnahmen des § 20 EStG fällt.

❌ Nicht abzugsfähige Aufwendungen (lt. § 20 EStG):

• Private Ausgaben

• Geldstrafen

• Luxusausgaben ohne betrieblichen Zusammenhang

🔗 RIS – § 20 EStG – Nichtabzugsfähige Aufwendungen

Gliederung von Aufwand in der GuV (nach § 231 UGB)

In der GuV-Rechnung nach dem österreichischen Unternehmensgesetzbuch wird Aufwand wie folgt strukturiert:

🔗 RIS – § 231 UGB – GuV Schema

Typische Fehler im Umgang mit Aufwand – und wie du sie vermeidest

❌ Aufwand mit Ausgaben verwechseln
❌ GWG sofort absetzen, obwohl Abschreibung nötig wäre
❌ Private Ausgaben fälschlich als Aufwand verbuchen
❌ Abschreibung vergessen oder falsch berechnet
❌ Belege nicht aufbewahrt – kein Nachweis möglich

✅ Tipp von erfolgundmehr.at: Nutze eine saubere Belegablage und regelmäßige Monatsabschlüsse – wir unterstützen dich dabei.