Betriebsabrechnungsbogen (BAB) in der Kostenrechnung: Aufbau, Beispiel und Tipps aus der Praxis

Ein Betriebsabrechnungsbogen (BAB) zeigt Ihnen auf einer Seite, wo in Ihrem Unternehmen welche Gemeinkosten entstehen – und mit welchen Zuschlagssätzen Sie diese Kosten in Ihre Preise einrechnen müssen. Wer seine Zuschlagssätze nicht kennt, kalkuliert nach Gefühl. Mit einem sauber aufgebauten BAB ändern Sie das, und zwar mit Zahlen, die direkt aus Ihrer Buchhaltung kommen.

Was ist ein Betriebsabrechnungsbogen?

Der Betriebsabrechnungsbogen ist das zentrale Werkzeug der Kostenrechnung für die Kostenstellenrechnung. Er ist eine Tabelle: In den Zeilen stehen die Kostenarten (z. B. Gehälter, Miete, Energie, Abschreibungen), in den Spalten die Kostenstellen (z. B. Material, Fertigung, Verwaltung, Vertrieb). Jede Gemeinkostenart wird auf die Kostenstellen verteilt, in denen sie verursacht wurde.

Das Ergebnis sind drei Dinge:

• die Summe der Gemeinkosten je Kostenstelle,
• Zuschlagssätze, mit denen Sie Gemeinkosten auf Produkte oder Aufträge verrechnen,
• eine Grundlage für die Kontrolle: Welche Abteilung ist teurer geworden, wo laufen Kosten aus dem Ruder?

Der BAB gehört zur Vollkostenrechnung. Er verteilt also alle Kosten, auch die fixen. Für kurzfristige Entscheidungen (Zusatzauftrag annehmen, Preisuntergrenze) ergänzen Sie ihn deshalb mit dem Deckungsbeitrag. Wie beides zusammenspielt, zeigt unser Beitrag Mehr Profit durch Kostenrechnung – mit Beispiel.

Einzelkosten und Gemeinkosten: die Grundlage

Bevor Sie einen Betriebsabrechnungsbogen erstellen, trennen Sie Ihre Kosten in zwei Gruppen:

• Einzelkosten lassen sich einem Auftrag oder Produkt direkt zuordnen: Fertigungsmaterial, Fertigungslöhne laut Zeiterfassung, Leistungen von Subunternehmern für einen bestimmten Auftrag. Sie gehen direkt in die Kalkulation und laufen nicht durch den BAB.
• Gemeinkosten entstehen für mehrere Aufträge gemeinsam: Miete, Energie, Versicherungen, Verwaltungsgehälter, Software, Abschreibungen auf Maschinen und Büroausstattung. Genau diese Kosten verteilt der BAB.

Die Zahlen stammen aus der Finanzbuchhaltung, in der Regel aus der Saldenliste bzw. der Gewinn- und Verlustrechnung. Je sauberer dort gebucht wird (eigene Konten, Kostenstellen schon bei der Erfassung), desto weniger Arbeit macht der BAB.

Aufbau des Betriebsabrechnungsbogens: Kostenarten × Kostenstellen

Ein typischer BAB für ein produzierendes oder handwerkliches KMU hat zwei Arten von Kostenstellen:

• Hilfskostenstellen (auch Vorkostenstellen) erbringen Leistungen für andere Kostenstellen, nicht für den Kunden. Beispiele: Gebäude/Raum, IT, Fuhrpark, Reparaturwerkstatt.
• Hauptkostenstellen (Endkostenstellen) sind direkt am Leistungsprozess beteiligt. Klassisch sind das Material, Fertigung, Verwaltung und Vertrieb.

Der Ablauf hat immer vier Schritte:

1. Primäre Gemeinkosten verteilen: Jede Kostenart wird nach Belegen (direkt) oder nach einem Schlüssel (z. B. Quadratmeter, Köpfe, kWh, Maschinenstunden) auf alle Kostenstellen verteilt.
2. Hilfskostenstellen umlegen: Die Kosten der Hilfskostenstellen werden auf die Hauptkostenstellen weiterverrechnet (sekundäre Kostenverteilung).
3. Summe je Hauptkostenstelle bilden.
4. Zuschlagssätze berechnen: Gemeinkosten der Kostenstelle geteilt durch die passende Zuschlagsbasis.

Typische Verteilungsschlüssel

Ein Schlüssel muss nicht perfekt sein, aber nachvollziehbar und stabil. Ändern Sie Schlüssel nicht von Monat zu Monat, sonst sind die Werte nicht vergleichbar.

Hilfskostenstellen umlegen: Anbau- oder Stufenleiterverfahren

Für die Umlage der Hilfskostenstellen gibt es in der Praxis zwei gängige Verfahren:

• Anbauverfahren: Jede Hilfskostenstelle wird nur auf die Hauptkostenstellen verteilt. Leistungen der Hilfskostenstellen untereinander werden ignoriert. Das ist einfach, aber ungenauer.
• Stufenleiterverfahren (Treppenverfahren): Die Hilfskostenstellen werden nacheinander abgerechnet. Die erste gibt Kosten auch an die nachfolgenden Hilfskostenstellen weiter, die zweite an alle nach ihr usw. Sinnvoll ist es, mit der Kostenstelle zu beginnen, die am meisten an andere Hilfskostenstellen leistet und am wenigsten von ihnen bezieht – oft das Gebäude.

Für die meisten KMU reicht das Stufenleiterverfahren völlig. Gegenseitige Verrechnungen in beide Richtungen (Gleichungsverfahren) bringen in kleinen Betrieben kaum zusätzliche Erkenntnis.

Betriebsabrechnungsbogen Beispiel: vollständig durchgerechnet

Ein Wiener Möbeltischler mit 18 Mitarbeitenden möchte seine Zuschlagssätze für das Geschäftsjahr kennen. Die Einzelkosten laut Buchhaltung: Fertigungsmaterial 450.000 €, Fertigungslöhne 250.000 €. Die Gemeinkosten betragen insgesamt 490.000 €. Es gibt zwei Hilfskostenstellen (Gebäude, IT) und vier Hauptkostenstellen.

Verteilungsschlüssel für die Umlage: Gebäude nach Fläche (IT 20 m², Material 100 m², Fertigung 500 m², Verwaltung 120 m², Vertrieb 60 m², gesamt 800 m²). IT nach Arbeitsplätzen (Material 2, Fertigung 4, Verwaltung 6, Vertrieb 4, gesamt 16). Umgelegt wird im Stufenleiterverfahren: zuerst Gebäude (auch auf die IT), dann IT.

Zum Vergleich: Im Anbauverfahren würde das Gebäude nur auf die 780 m² der Hauptkostenstellen verteilt und die IT erhielte keinen Gebäudeanteil. Die Fertigung bekäme dann rund 197.130 € statt 196.250 € Gemeinkosten. Der Unterschied ist hier klein. Er wächst, je mehr Leistungen die Hilfskostenstellen untereinander austauschen.

Zuschlagssätze anwenden: Kalkulation eines Auftrags

Mit den Zuschlagssätzen aus dem BAB kalkuliert der Tischler nun einen Einbauschrank. Geplant sind 2.000 € Material und 30 Fertigungsstunden zu je 40 € Lohnkosten.

Ohne BAB hätte der Tischler vielleicht „Material plus Stunden plus 30 %“ gerechnet: 3.200 € × 1,3 = 4.160 €. Das liegt um mehr als 1.300 € unter den Selbstkosten. Jeder solche Auftrag würde Verlust bringen.

BAB in der Praxis: Abstimmung mit der Buchhaltung

In unserer Arbeit für Kundinnen und Kunden erstellen wir den Betriebsabrechnungsbogen meist monatlich aus der laufenden Buchhaltung. Dabei haben sich einige Punkte bewährt:

• Umsatzbringer zuerst: Gliedern Sie die Erlöse nach Leistungen oder Leistungsgruppen (Leistung 1 bis n). Darunter stehen alle Kosten, die direkt mit diesem Umsatz zusammenhängen: Material, Fremdleistungen, Subunternehmer und Personal.
• Personal nach Zeiterfassung bewerten: Die produktiven Stunden werden mit einem Stundensatz den Leistungen zugeordnet. Weiter unten im BAB stellen Sie diese verrechneten Personalkosten den tatsächlichen Personalkosten laut Lohnverrechnung gegenüber. Die Differenz zeigt nicht verrechenbare Zeiten.
• Umlagezeilen vorsehen: Für alles, was keinem Auftrag direkt zuordenbar ist – Versicherungen, Rechts- und Beratungskosten, Büro, Miete, Verwaltung – braucht der BAB eigene Zeilen.
• Periodenabgrenzung: Eine Jahresversicherung wird in der Buchhaltung im Jänner gebucht, in der Kostenrechnung aber mit 1/12 pro Monat verteilt. Die Differenz steht in einer Zeile „Periodenabweichung“. So zeigt die Kostenrechnung jeden Monat gleichmäßige Kosten statt Ausreißern.
• Abstimmung mit der GuV: Am Ende muss das Ergebnis des BAB nach Periodenabweichung mit dem Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung bzw. der Saldenliste übereinstimmen. Nur dann wissen Sie, dass keine Kosten vergessen oder doppelt erfasst wurden.

Die Gemeinkostenzuschläge aus dem BAB brauchen Sie übrigens auch für die Bewertung unfertiger und fertiger Erzeugnisse im Jahresabschluss. Nach § 203 Abs. 3 UGB sind in die Herstellungskosten auch angemessene Teile der dem Erzeugnis nur mittelbar zurechenbaren fixen und variablen Gemeinkosten einzurechnen, soweit sie auf den Zeitraum der Herstellung entfallen – in der Praxis vor allem Material- und Fertigungsgemeinkosten. Kosten der allgemeinen Verwaltung und des Vertriebs dürfen dagegen nicht einbezogen werden.

Checkliste: Betriebsabrechnungsbogen erstellen

• Einzelkosten (Material, Fertigungslöhne, Fremdleistungen) von den Gemeinkosten getrennt
• Kostenstellen festgelegt: Hilfskostenstellen und Hauptkostenstellen
• Für jede Gemeinkostenart ein nachvollziehbarer Verteilungsschlüssel dokumentiert
• Reihenfolge der Hilfskostenstellen für das Stufenleiterverfahren festgelegt
• Zuschlagsbasen bestimmt (Fertigungsmaterial, Fertigungslöhne, Herstellkosten)
• Summenkontrolle: Gemeinkosten vor und nach der Umlage gleich hoch
• Periodenabweichungen (Jahreszahlungen, Sonderzahlungen) monatlich abgegrenzt
• Ergebnis mit Saldenliste bzw. GuV abgestimmt
• Zuschlagssätze mindestens jährlich, bei großen Änderungen sofort aktualisiert

Häufige Fehler beim BAB

• Einzelkosten im BAB: Wer Fertigungsmaterial als Gemeinkosten verteilt, rechnet es in der Kalkulation doppelt.
• Falsche Zuschlagsbasis: Fertigungsgemeinkosten auf das Material zu schlagen verzerrt Aufträge mit viel Material und wenig Arbeit.
• Veraltete Sätze: Eine neue Maschine, eine größere Halle oder Lohnerhöhungen ändern die Zuschläge. Mit den Sätzen von vor drei Jahren kalkulieren Sie zu billig.
• Keine Abstimmung: Ein BAB, der nicht mit der Buchhaltung übereinstimmt, liefert falsche Entscheidungsgrundlagen.

Sie möchten einen Betriebsabrechnungsbogen für Ihr Unternehmen aufbauen oder Ihre Zuschlagssätze prüfen lassen? Wir erstellen die Kostenrechnung für Unternehmen direkt aus Ihrer laufenden Buchhaltung.

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