Was gehört beim Auslagern der Buchhaltung wirklich dazu?
„Auslagern der Buchhaltung“ ist mehr als das Buchen von Belegen. Typische Bausteine:
- Belegeingang & Vorerfassung (E-Mail-Postfach/Upload, OCR, Regeln)
- Kontierung & laufende Buchungen, inkl. USt-Voranmeldung
- Bankabgleich, OP-Verwaltung/Mahnwesen, Zahlungsläufe
- Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), GuV, Liquiditätsübersichten
- Optional: Kostenrechnung, Budget/Forecast, Jahresabschluss-Vorbereitung
- Auf Wunsch Übergaben, bei denen der Steuerberater übernimmt (Abschluss, Steuererklärungen)
Rechnungen erstellen (Debitorik) bleibt bei vielen Unternehmen intern – oder wird teilautomatisiert und technisch an die externe Buchhaltung angebunden. Entscheidend ist, dass der Outsourcing Prozess sauber beschrieben ist: Wer liefert wann welche Daten, wie laufen Freigaben, welche KPIs werden berichtet?
Ergänzend empfehlen wir unseren Artikel zu den Vorteilen des Outsourcings – kurz & kompakt: Vorteile des Buchhaltungs-Outsourcings .
Kostenstruktur: Woraus setzt sich der Preis zusammen?
Laufende Leistungen
- Pauschale pro Monat (gestaffelt nach Belegmenge/Komplexität)
- Preis je Beleg/Transaktion (fair bei schwankenden Mengen)
- Hybrid (Grundpauschale + variable Mehrbelege)
Zusatzmodule (bei Bedarf)
- OP/Mahnwesen, Bankabgleich für mehrere Konten/Karten
- Reporting BWA und – falls gewünscht – Kostenrechnung
- Monatliche Kurz-Reviews zur Einordnung der Zahlen
Einmalkosten (Onboarding)
- Datenmigration (Stammdaten, Eröffnungssalden)
- Schnittstellen-Setup (ERP, Shop, Kasse, DMS, E-Banking)
- Aufräumarbeiten/Backlog, falls vorhanden
Wichtig für den Vergleich: Was ist in der Pauschale inkludiert, ab welches Volumen greifen Staffelpreise, und wie werden Sonderfälle (z. B. Ausland/Reverse-Charge, Sammelrechnungen) verrechnet?
Kosten, Kosten, Kosten – aber was spare ich mir?
Outsourcing senkt nicht nur die Buchungszeiten, sondern entfernt Kostenblöcke, die oft höhere Kosten verursachen als gedacht:
- Personalthema entfällt: Kein Recruiting, keine Einschulung, kein Vertretungsrisiko (Urlaub/Krankheit), keine Overhead-Planstellen.
- Tool-Landschaft schlanker: Lizenzen, OCR, DMS, Updates, Rechteverwaltung liegen beim externen Dienstleister.
- Qualität & Compliance: Vier-Augen-Prinzip, Fristenkontrolle, dokumentierte Prozesse – weniger finanziellen Folgen durch Verspätungen oder Fehler.
- Management-Zeit sinkt: Weniger Koordination & Rückfragen, schnellere Monatsabschlüsse, klarer Fokus aufs Kerngeschäft.
- Skalierung ohne Reibung: Wenn die Belegmenge steigt, skaliert das Paket – ohne sofort eine interne Buchhaltung
Gerade Start-ups und KMUs profitieren: Statt früh „auf Vorrat“ einzustellen, lassen sich Leistungen feingranular zukaufen – und wieder reduzieren, wenn es die Phase erfordert.
Beispielrechnung: realistisch und vergleichbar
Unternehmen mit 400 Belegen/Monat, 2 Bankkonten, USt-VA, OP/Mahnwesen, Monats-BWA.
Hybrid-Modell (typisch fair):
- Grundpauschale bis 250 DIGITALE Belege: 420 €*
- 150 Mehrbelege × 1,10 € = 165 €
- USt-Voranmeldung: 60 €
- OP/Mahnwesen: 70 €
- Bankabgleich inkl.
- Summe: 715 €/Monat
- Effektiv 1,79 €/Beleg – inklusive Fristenmanagement und Standard-Reporting.
Inhouse grob gegenrechnen:
- 10 Std./Woche geringfügig Beschäftigt × = ~540 €/Monat
- Tools/Lizenzen (Buchhaltung, OCR, DMS) ~90 €
- Management/Koordination (Meetings, Prüfungen) ~120 €
- Vertretung/Urlaubspuffer, Fortbildung ~120 €
- Summe: ~870€/Monat – ohne Peaks, ohne Backlog-Risiken.
Die Differenz ist klein, aber Outsourcing bietet zusätzlich verlässliche Fristen, Qualitätssicherung und Skalierbarkeit. Bei schwankenden Volumina kippt die Rechnung oft zugunsten des Outsourcings.
*Anmerkung: Werden Belege nicht digital an uns übermittelt,
haben wir einen Aufwand von 3-5 Minuten pro Beleg,
wodurch sich eine Summe von bis zu 875€ ergeben kann
ROI & Payback – in zwei Formeln
- ROI (monatlich) = (Inhouse – Outsourcing) ÷ Outsourcing
- Payback (Monate) = Einmalkosten ÷ (Inhouse – Outsourcing)
Beispiel: Inhouse 900 €, Outsourcing 715 €, Onboarding 1.000 €
→ Ersparnis 185 €/Monat, Payback ≈ 5,4 Monate, ROI ≈ 25,9 %.
Weiche Effekte (pünktliche USt-VA, weniger Mahngebühren, reduzierte Management-Zeit) sind hier noch nicht eingerechnet.
Interne vs. externe Aufgaben – sinnvoll aufteilen
Nicht jede Aufgabe muss extern sein. Bewährte Aufteilung:
- Intern: Angebotslegung, Rechnungen erstellen, Zahlungsfreigaben, kurze Projektinfos.
- Extern: Belegfluss, Kontierung, Buchung, USt-VA, Bankabgleich, OP/Mahnwesen, BWA/Reporting.
- Steuerberater übernimmt Jahresabschluss und Erklärungen – sauber vorbereitet durch die laufende externe Buchhaltung.
So halten Sie die Kontrolle, ohne Ressourcen zu binden. Buchhalter und Steuerberater arbeiten abgestimmt – das senkt Rückfragen und spart Kosten.
Risiken & Einwände – ehrlich adressiert
„Besteht die Gefahr, die Kontrolle zu verlieren?“
Nur, wenn Prozesse intransparent sind. Mit SLA, festen Reports (BWA, OP-Listen) und klaren Freigaben bleibt die Hoheit bei Ihnen.
„Nachteile des Outsourcings?“
- Abhängigkeit vom Partner – minimiert durch vertraglich geregelte Datenzugänge, Exportmöglichkeiten und klare Kündigungsfristen.
- Umstellungsaufwand – begrenzt durch einen strukturierten Outsourcing Prozess (90-Tage-Plan, Testläufe, parallele Phasen).
- Besondere Branchenanforderungen – lösbar über Zusatzregeln/Kontenpläne.
Kurz: Risiken gibt es – doch mit sauberem Setup und transparenten Zuständigkeiten werden sie kontrollierbar.
So arbeiten wir bei Erfolg & Mehr – dezent, aber wirkungsvoll
Wir verstehen uns als externer Buchhaltungsservice, der Zahlen schnell nutzbar macht – damit Sie Entscheidungen treffen können, ohne sich in Details zu verlieren.
- Transparente Pakete mit klaren Leistungsgrenzen statt versteckter Kosten.
- Modularer Zuschnitt (Buchhaltung, Kostenrechnung, Personalverrechnung).
- Digitaler Belegfluss statt E-Mail-Ping-Pong.
- Monatliche Kurz-Reviews auf Wunsch – wir erklären die Zahlen, nicht nur liefern sie.
- Nahtlose Zusammenarbeit mit Ihrem Steuerberater.
Wenn Sie möchten, vergleichen wir Ihren Status quo mit einem Outsourcing-Setup – inklusive Szenarien für –20 % und +20 % Belegvolumen.
90-Tage-Plan: strukturiert ins Outsourcing
Tage 1–3: Analyse & Setup
Belegwege, Stammdaten, Kontenplan, erste Regeln; Schnittstellen skizzieren (ERP/Shop/Kasse/DMS/Bank).
Woche 1-2: Onboarding & Testlauf
Migration, Rechte/Rollen, Echtdaten-Test (50–100 Belege), Rückfragenquote senken, BWA-Layout abstimmen.
Woche 3-5: Go-Live & Stabilisierung
Vollbetrieb, Monatsabschluss 1, Feinschliff an Regeln & Workflows, OP/Mahnwesen eintakten.
Woche 6-8: Optimierung
Durchlaufzeiten verkürzen, Automatisierungen ausbauen (Regeln, Zahlungsläufe), Reporting-Rhythmus fixieren.
Entscheidungs-Checkliste (kurz & praxistauglich)
- Leistungsumfang klar (Belege, USt-VA, Bank, OP, BWA, Reporting).
- Preislogik transparent (Pauschale/Beleg/Hybrid) + Volumengrenzen.
- Szenarien für Peaks & Wachstum – was passiert bei +20 % Belegen?
- Schnittstellen & Pflege (wer, wie schnell, wie dokumentiert).
- SLA & Fristen (Reaktionszeiten, Abschluss-Termine).
- Datenhoheit, Exporte, Kündigungsfristen.
- Qualitätssicherung (Vier-Augen-Prinzip, Plausibilitätsprüfungen).
- Onboarding-Plan mit Verantwortlichkeiten & Timings.
- Zusammenarbeit mit Steuerberater klar geregelt.
- Reporting-Inhalte (BWA, KPIs, Kostenstellen) & Turnus festgelegt
All diese Punkte sind mit Erfolg & Mehr kein Thema mehr. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Kennenlerngespräch!
Brauche ich weiterhin interne Kapazität?
Ja, aber schlank: Rechnungen erstellen, kurze Projektinfos, Zahlungsfreigaben – der Rest läuft extern.
Wie kalkuliere ich fair zwischen Anbietern?
Gleiche Leistungslisten, gleiche Belegmengen, gleiche Zusatzmodule. Hybridmodelle oft am fairsten – lassen Sie Szenarien rechnen.
Ist Outsourcing für Start-ups sinnvoll?
Ja. Variable Kosten statt Fixstellen, schnelle Skalierung, saubere Prozesse. Perfekt, wenn Sie sich aufs Kerngeschäft konzentrieren wollen.
Wie bleibe ich „am Steuer“?
SLA, feste Reports (BWA, OP-Listen), Dashboards, monatliche Kurz-Reviews – Transparenz ist Teil des Angebots.
