So funktioniert die Kassa in Österreich
Die Bundesabgabenordnung verlangt, dass Bargeschäfte einzeln aufgezeichnet werden. Wer Bücher führt, soll alle Bareingänge und Barausgänge täglich einzeln festhalten; wer eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung macht, muss ebenfalls alle Bargeschäfte einzeln aufzeichnen (§ 131 Abs. 1 Z 2 BAO). Jede Bewegung braucht einen Beleg – auch eine Privatentnahme oder die Einzahlung auf die Bank. Bücher, Aufzeichnungen und Belege sind sieben Jahre aufzubewahren (§ 132 BAO).
Registrierkasse und Belegerteilung
Eine Registrierkasse ist Pflicht, sobald ein Betrieb einen Jahresumsatz ab 15.000 € erzielt und davon mehr als 7.500 € Barumsätze sind (§ 131b BAO). Als Barumsatz gelten dabei auch Bankomat- und Kreditkartenzahlungen sowie Gutscheine. Die Pflicht beginnt mit dem vierten Monat nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Grenzen überschritten wurden. Unabhängig davon muss ab dem ersten Barumsatz ein Beleg angeboten werden (§ 132a BAO). Seit 1. Oktober 2026 dürfen Belege auch elektronisch übergeben werden; Kunden können weiterhin einen Papierbeleg verlangen (USP).
Erleichterung für Umsätze im Freien
Für Umsätze von Haus zu Haus oder auf öffentlichen Plätzen (die „Kalte-Hände-Regelung“), für Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten, für Buschenschanken mit höchstens 14 Öffnungstagen sowie für kleine Vereinskantinen mit höchstens 52 Betriebstagen gilt seit 1. Jänner 2026 eine Umsatzgrenze von 45.000 € netto pro Jahr (vorher 30.000 €). Bis dahin darf die Tageslosung per Kassasturz ermittelt werden (§ 131 Abs. 4 BAO, Barumsatzverordnung 2015).
Fehlt eine geordnete Kassaführung, darf das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzen (§ 184 BAO). Wer trotz Pflicht keine Registrierkasse mit Manipulationsschutz verwendet, begeht laut USP eine Finanzordnungswidrigkeit mit Geldstrafe bis 5.000 €.
Beispiel
Ein Wiener Café führt die Kassa so:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Anfangsbestand (Wechselgeld) | 250,00 € |
| + Bareinnahmen laut Registrierkasse (ohne Kartenzahlungen) | 1.280,00 € |
| − Barzahlung an den Bäcker (Beleg vorhanden) | 46,80 € |
| − Einzahlung auf das Bankkonto | 1.000,00 € |
| = Soll-Endbestand | 483,20 € |
Beim Zählen am Abend liegen 481,20 € in der Lade. Die Differenz von 2,00 € wird mit Datum und Unterschrift als Kassendifferenz dokumentiert und gebucht – nicht stillschweigend ausgeglichen.
Häufige Fehler
- Negativer Kassastand: rechnerisch unmöglich und für Prüfer ein klares Zeichen fehlender Aufzeichnungen.
- Kartenzahlungen im Kassabuch als Bargeld führen – sie landen auf dem Bankkonto und werden sonst doppelt erfasst.
- Privatentnahmen oder Einlagen ohne Eigenbeleg.
- Einträge nachträglich überschreiben oder Tagessummen schätzen statt Einzelumsätze aufzeichnen.
Häufige Fragen
Ab wann brauche ich eine Registrierkasse?
Ab 15.000 € Jahresumsatz je Betrieb, wenn davon mehr als 7.500 € bar (inklusive Karte) eingenommen werden. Die Pflicht startet zeitversetzt mit dem vierten Monat nach dem Voranmeldungszeitraum der Überschreitung.
Was gilt für Marktstände und Maronibrater?
Für Umsätze im Freien, die nicht mit fest umschlossenen Räumen zusammenhängen, darf die Tageslosung bis 45.000 € netto Jahresumsatz vereinfacht per Kassasturz ermittelt werden.
Verwandte Begriffe: Tageslosung · Registrierkasse · Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
Quellen
- Bundesabgabenordnung (RIS)
- Barumsatzverordnung 2015 (RIS)
- USP: Registrierkassen
- USP-Lexikon: Kalte-Hände-Regelung
Stand: 10.11.2026. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung.