Kurz gesagt: Ein Buchhalter darf Ihre laufende Buchhaltung und die Umsatzsteuervoranmeldung (UVA) übernehmen. Ein Personalverrechner macht die Lohnverrechnung. Ein Bilanzbuchhalter darf beides und zusätzlich die Bilanz kleinerer Unternehmen erstellen. Die Steuererklärungen und die Vertretung beim Finanzamt in Steuerverfahren bleiben dem Steuerberater vorbehalten. Geregelt ist das im Bilanzbuchhaltungsgesetz 2014 (BiBuG) und im Wirtschaftstreuhandberufsgesetz 2017 (WTBG).
Warum die Unterscheidung wichtig ist
Die Befugnisse sind keine Formsache. Wer Tätigkeiten übernimmt, die einem anderen Beruf vorbehalten sind, handelt unbefugt. Für Sie als Unternehmer heißt das: Bevor Sie Buchhaltung oder Lohnverrechnung auslagern, sollten Sie wissen, welche Berufsberechtigung Ihr Dienstleister hat und wo die Grenze zur Steuerberatung liegt. Nur so ist klar, wer am Ende für welche Unterlage verantwortlich ist.
Die vier Berufe im Überblick
| Aufgabe | Buchhalter | Personalverrechner | Bilanzbuchhalter | Steuerberater |
|---|---|---|---|---|
| Laufende Buchhaltung, Einnahmen-Ausgaben-Rechnung | ja | nein | ja | ja |
| Kalkulation (Kostenrechnung) | ja | nein | ja | ja |
| UVA und Zusammenfassende Meldung | ja | nein | ja | ja |
| Lohnverrechnung, Meldungen zu lohnabhängigen Abgaben | nein | ja | ja | ja |
| Bilanz (Jahresabschluss) | nein | nein | ja, im Rahmen des § 221 UGB | ja |
| Einkommen-, Körperschaft- und Umsatzsteuererklärung | nein | nein | nein | ja |
| Vertretung vor dem Finanzamt und Bundesfinanzgericht in Steuerverfahren | nein | nein | nein | ja |
Die Tabelle fasst die vorbehaltenen Tätigkeiten aus §§ 2 bis 4 BiBuG und § 2 WTBG vereinfacht zusammen. Im Detail gibt es weitere Befugnisse, etwa die An- und Abmeldung von Registrierkassen oder Meldungen zum Register der wirtschaftlichen Eigentümer.
Was ein Buchhalter darf
Der Buchhalter führt laut § 3 BiBuG die laufende Geschäftsbuchhaltung einschließlich Saldenlisten und Einnahmen-Ausgaben-Rechnung sowie die Kalkulation. Er darf Sie bei Umsatzsteuervoranmeldungen und Zusammenfassenden Meldungen vertreten, Registrierkassen an- und abmelden und Meldungen zum Register der wirtschaftlichen Eigentümer erstatten. Die Lohnverrechnung gehört nicht dazu, ebenso wenig die Bilanz.
Was ein Personalverrechner darf
Der Personalverrechner ist auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung spezialisiert (§ 4 BiBuG). Er darf Sie in Angelegenheiten der Lohnverrechnung und der lohnabhängigen Abgaben vertreten und Erklärungen abgeben. Ausgenommen sind die Vertretung bei der gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben (GPLB) und im Rechtsmittelverfahren.
Was ein Bilanzbuchhalter darf
Der Bilanzbuchhalter vereint Buchhaltung und Lohnverrechnung und darf zusätzlich Bilanzen erstellen, allerdings nur im Rahmen der Merkmale nach § 221 UGB, also für kleinere Unternehmen (§ 2 Abs. 1 Z 2 BiBuG). Er darf Sie außerdem bei der gemeinsamen Prüfung lohnabhängiger Abgaben vertreten und in Sozialversicherungsangelegenheiten beraten. Die Vertretung vor den Abgabenbehörden des Bundes, also vor dem Finanzamt in Steuerverfahren, bleibt ausgenommen.
Was nur ein Steuerberater darf
Dem Steuerberater ist laut § 2 WTBG die Beratung und Hilfeleistung im Abgabenrecht vorbehalten, ebenso die Vertretung in Abgaben- und Finanzstrafverfahren vor den Finanzbehörden und den Verwaltungsgerichten. In der Praxis heißt das: Ihre Jahressteuererklärungen, steuerliche Gestaltungsfragen, Betriebsprüfungen und Rechtsmittel gegen Steuerbescheide sind Sache des Steuerberaters. Er darf auch Buchhaltung, Lohnverrechnung und Bilanzen erstellen.
Buchhalter in Wien: die sinnvolle Aufteilung
Viele Kleinbetriebe teilen die Arbeit auf: Die laufende Buchhaltung und die Lohnverrechnung übernimmt ein Buchhaltungsbüro, der Steuerberater erstellt Jahresabschluss und Steuererklärungen. Das spart Kosten, weil der Steuerberater mit einer sauber abgestimmten Buchhaltung weiterarbeitet und weniger korrigieren muss. Wichtig ist eine klare Schnittstelle: Wer liefert bis wann welche Unterlagen, und in welchem Format?
Beispiel: Ein Wiener Handwerksbetrieb (GmbH, 8 Mitarbeitende) lässt die laufende Buchhaltung, die monatliche UVA und die Lohnverrechnung extern erledigen. Bis Ende März übergibt das Buchhaltungsbüro die abgeschlossene Buchhaltung mit Saldenliste, Anlagenverzeichnis und offenen Posten an den Steuerberater. Dieser erstellt Jahresabschluss, Körperschaftsteuer- und Umsatzsteuererklärung. Der Geschäftsführer hat zwei Ansprechpartner mit klar getrennten Aufgaben, und der Steuerberater muss keine Belege mehr nachbuchen.
Checkliste: So wählen Sie den richtigen Partner
- Berufsberechtigung erfragen: Buchhalter, Personalverrechner, Bilanzbuchhalter oder Steuerberater?
- Leistungen schriftlich festhalten: Buchhaltung, UVA, Lohnverrechnung, Jahresabschluss, Steuererklärungen.
- Schnittstelle zum Steuerberater klären: Übergabetermin, Unterlagen, Datenformat.
- Vollmachten in FinanzOnline nur im Rahmen der jeweiligen Befugnis erteilen.
- Fristen gemeinsam planen: UVA, Lohnabgaben, Jahreslohnzettel, Jahresabschluss.
- Datenschutz regeln: Auftragsverarbeitung und sichere Belegübermittlung vereinbaren.
Häufige Fehler
- Bilanz vom Buchhalter erwarten: Ein Buchhalter darf keine Bilanz erstellen. Dafür brauchen Sie einen Bilanzbuchhalter (für kleinere Unternehmen) oder einen Steuerberater.
- Lohnverrechnung beim falschen Beruf: Ohne Berechtigung als Personalverrechner, Bilanzbuchhalter oder Steuerberater darf die Lohnverrechnung nicht übernommen werden.
- Steuererklärung „nebenbei“: Jahressteuererklärungen und die Vertretung im Steuerverfahren sind Sache des Steuerberaters.
- Keine klare Übergabe: Wenn nicht feststeht, wer welche Unterlagen bis wann liefert, entstehen Doppelarbeit und Fristprobleme.
Mehr zu den Begriffen im Glossar: Buchhaltung · Steuerberater · Personalverrechnung · UVA. Wie wir die laufende Buchhaltung in Abstimmung mit Ihrem Steuerberater übernehmen, lesen Sie auf Buchhaltung Wien.
Häufige Fragen
Darf ein Buchhalter die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?
Ja. Buchhalter dürfen Sie laut § 3 Abs. 2 Z 3 BiBuG in Angelegenheiten der Umsatzsteuervoranmeldungen und Zusammenfassenden Meldungen vertreten und die Erklärungen abgeben.
Darf ein Buchhalter die Lohnverrechnung machen?
Nein. Die Lohnverrechnung ist Personalverrechnern, Bilanzbuchhaltern und Steuerberatern vorbehalten.
Wer darf die Bilanz erstellen?
Steuerberater ohne Größengrenze, Bilanzbuchhalter im Rahmen der Merkmale nach § 221 UGB, also für kleinere Unternehmen. Prüfungspflichtige Jahresabschlüsse müssen zusätzlich von einem Abschlussprüfer geprüft werden.
Brauche ich trotz externer Buchhaltung einen Steuerberater?
Für die Jahressteuererklärungen und die steuerliche Beratung meist ja, sofern Sie diese nicht selbst erledigen. Viele Betriebe kombinieren deshalb ein Buchhaltungsbüro für die laufenden Arbeiten mit einem Steuerberater für Abschluss und Steuern.
Wo finde ich die Berufsberechtigung meines Dienstleisters?
Bilanzbuchhaltungsberufe sind bei der Wirtschaftskammer Österreich registriert, Steuerberater bei der Kammer der Steuerberater:innen und Wirtschaftsprüfer:innen (KSW). Fragen Sie im Zweifel direkt nach der Berufsbezeichnung.
Quellen & Stand
Stand: 12.11.2026
