Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder Bilanz? Wer was braucht

Kurz gesagt: Eine GmbH muss immer bilanzieren. Einzelunternehmer und Personengesellschaften dürfen ihren Gewinn mit der einfacheren Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (EAR) ermitteln, solange ihr Umsatz unter 700.000 € bleibt. Wird diese Grenze zweimal hintereinander überschritten oder einmal die Grenze von 1 Mio. €, kommt die doppelte Buchhaltung mit Bilanz. Freie Berufe wie Ärztinnen, Rechtsanwälte oder Künstler sind davon ausgenommen. Die Regeln stehen in § 189 UGB und in § 4 Abs. 3 EStG.

Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und Bilanz im Überblick

Beide Methoden ermitteln den steuerpflichtigen Gewinn. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wann ein Geschäftsfall zählt und wie viel dokumentiert werden muss.

Wer bilanzieren muss

Ob Sie bilanzieren müssen, hängt von der Rechtsform und vom Umsatz ab:

• Kapitalgesellschaften (GmbH, FlexKapG, AG) und unternehmerisch tätige Personengesellschaften ohne natürliche Person als unbeschränkt haftenden Gesellschafter, also etwa die GmbH & Co KG, sind immer buchführungspflichtig – unabhängig vom Umsatz.
• Einzelunternehmen und Personengesellschaften (OG, KG) werden buchführungspflichtig, wenn der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren über 700.000 € liegt. Danach gibt es ein Pufferjahr – die Pflicht beginnt im übernächsten Wirtschaftsjahr.
• Wer einmal mehr als 1 Mio. € Umsatz macht, muss bereits ab dem folgenden Wirtschaftsjahr bilanzieren.
• Die Pflicht endet, wenn der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren unter 700.000 € liegt – dann ohne Pufferjahr ab dem folgenden Wirtschaftsjahr. Auf Antrag dürfen Sie die Gewinnermittlung nach Unternehmensrecht weiterführen.

Ausnahmen: Angehörige freier Berufe (zum Beispiel Ärzte, Rechtsanwälte, Notare, Künstler, Schriftstellerinnen) sind unabhängig vom Umsatz nicht buchführungspflichtig. Wer nur vermietet, ermittelt ohnehin keinen Gewinn, sondern einen Überschuss der Einnahmen über die Werbungskosten. Für Land- und Forstwirte gelten eigene Regeln in der Bundesabgabenordnung.

Hinweis: Alle Grenzen entsprechen dem Stand dieses Beitrags. Ändert der Gesetzgeber die Umsatzgrenzen, aktualisieren wir den Beitrag.

So funktioniert die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung

Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist bewusst einfach gehalten. Eine Einnahme ist erfasst, sobald Sie über das Geld verfügen können, eine Ausgabe, sobald es Ihr Konto oder Ihre Kassa verlässt. Ein paar Ausnahmen sollten Sie trotzdem kennen:

• Anlagevermögen: Maschinen, Fahrzeuge oder Computer, die Sie länger als ein Jahr nutzen, setzen Sie nicht sofort ab, sondern über die Nutzungsdauer verteilt (Abschreibung, AfA).
• Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 1.000 € (netto, bei Kleinunternehmern brutto) dürfen Sie im Jahr der Bezahlung sofort absetzen – mehr dazu im Glossar unter geringwertiges Wirtschaftsgut.
• Umlaufvermögen: Auch Waren und Material sind grundsätzlich bei Bezahlung Ausgabe. Ausgenommen sind etwa Grundstücke, Gebäude und Edelmetalle wie Gold oder Silber, die erst beim Verkauf oder Ausscheiden abgesetzt werden.

Dieser Zeitpunkt ist der Grund, warum die EAR beim Jahreswechsel etwas Gestaltungsspielraum bietet: Wann Sie eine größere Anschaffung von geringwertigen Wirtschaftsgütern bezahlen, entscheidet über das Steuerjahr. Achtung: Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen, die kurz vor oder nach dem Jahreswechsel fließen, werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören (§ 19 EStG).

Was Sie auch bei der EAR aufzeichnen müssen

„Einfach“ heißt nicht „ohne Aufzeichnungen“. Auch ohne doppelte Buchhaltung verlangt das Finanzamt:

• alle Einnahmen und Ausgaben laufend, vollständig und mit Beleg
• ein Anlageverzeichnis mit Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Lieferant, Nutzungsdauer, jährlicher AfA und Restbuchwert
• bei Gewerbebetrieben ein Wareneingangsbuch (laufende Nummer, Datum, Lieferant, Bezeichnung, Preis, Belegverweis)
• bei Beschäftigten ein Lohnkonto für jeden Dienstnehmer
• die Aufbewahrung aller Bücher und Belege für sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres (bei Grundstücken länger) – elektronisch ist erlaubt
• bei Barumsätzen über den Grenzen eine Registrierkasse

Noch einfacher: Pauschalierung

Wer die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung nutzt, kann statt der tatsächlichen Ausgaben teilweise Pauschalen ansetzen. Die zwei wichtigsten Varianten für 2026:

Ob sich die Pauschalierung lohnt, hängt davon ab, ob Ihre tatsächlichen Ausgaben höher oder niedriger als die Pauschale sind. Das sollten Sie jedes Jahr nachrechnen. Mehr zur Umsatzgrenze lesen Sie im Glossar unter Kleinunternehmerregelung.

Freiwillig bilanzieren – wann ist das sinnvoll?

Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen freiwillig doppelt buchen und eine Bilanz erstellen. Das kann sinnvoll sein, wenn

• Sie schnell wachsen und die Bilanzpflicht absehbar ist – dann üben Sie die Abläufe bereits ein,
• Sie viele offene Forderungen und Lieferantenschulden haben und ein realistisches Bild der Ertragslage brauchen,
• Ihre Bank für Kredite ohnehin aussagekräftige Zahlen verlangt.

Der Preis: höherer Aufwand, Inventur zum Bilanzstichtag – und die Basispauschalierung ist dann nicht mehr möglich.

Der Wechsel: Was beim Umstieg passiert

Wechseln Sie von der EAR zur Bilanz (oder zurück), muss ein Übergangsgewinn oder Übergangsverlust ermittelt werden (§ 4 Abs. 10 EStG). Der Hintergrund: Durch den Wechsel des Prinzips dürfen Geschäftsfälle weder doppelt noch gar nicht erfasst werden. Typische Positionen sind offene Forderungen, Lieferantenschulden und Warenvorräte zum Umstellungsstichtag. Planen Sie den Wechsel deshalb frühzeitig gemeinsam mit Ihrem Steuerberater und Ihrer Buchhaltung – idealerweise schon im Pufferjahr.

Häufige Fehler

• Grenzen falsch berechnet: Maßgeblich sind die Umsatzerlöse des Unternehmens, nicht der Gewinn.
• Pufferjahr verpasst: Wer die zweite Überschreitung nicht bemerkt, startet unvorbereitet in die Bilanzpflicht.
• Anschaffungen sofort abgesetzt: Ein Firmenauto oder ein Server über 1.000 € gehört ins Anlageverzeichnis und wird abgeschrieben.
• Pauschalierung ohne Vergleich: Die Pauschale ist nicht automatisch günstiger.
• Belege zu früh entsorgt: Sieben Jahre gelten auch für Einnahmen-Ausgaben-Rechner.

Wo wir Sie unterstützen

Wir führen Ihre laufende Buchhaltung – als Einnahmen-Ausgaben-Rechnung oder als doppelte Buchhaltung –, behalten die Umsatzgrenzen im Blick und bereiten den Jahresabschluss so vor, dass Ihr Steuerberater nahtlos weiterarbeiten kann. Wer was darf, lesen Sie in unserem Ratgeber Buchhalter oder Steuerberater?. Alle Leistungen finden Sie auf Buchhaltung Wien; mehr zum Abschluss im Glossar unter Jahresabschluss.

Häufige Fragen